Nhiều người khi được hỏi bạn làm việc bao lâu trong một ngày, thời gian rảnh là bao nhiêu, làm gì trong thời gian rảnh đa phần đều không có câu trả lời chính xác. Nhiều người lại cảm thấy một ngày chỉ có 24 giờ không đủ để làm hết những việc cần phải làm… Vì vậy mỗi cá nhân muốn làm việc hiệu quả cần phải dành thời gian mỗi ngày 15 – 20 phút để lên lịch làm việc cụ thể, kiểm soát cuộc sống tốt hơn. Và để lên lịch làm việc khoa học cho một ngày, hãy áp dụng “công thức” sau đây.
1. Lập kế hoạch
– Chuẩn bị một cuốn lịch/sổ tay/thiết bị điện tử
Trước hết bạn cần phải có một cuốn lịch có đủ chỗ để ghi chú, liệt kê công việc hàng giờ, hàng ngày và hàng tuần. Hoặc chỉ cần một cuốn sổ tay bé bé luôn mang theo bên mình và dù là cuốn sổ hay lịch thì điều quan trọng là bạn cần tập trung duy nhất vào lựa chọn đó. Bạn nên tập trung tất cả lịch làm việc, học tập, giải trí, việc nhà… vào 1 cuốn lịch hoặc sổ tay.
Với tỷ lệ người dùng Smartphone ngày càng tăng cao như hiện nay bạn cũng có thể sử dụng ghi chú, nhắc việc, hẹn giờ để lên lịch làm việc. Lưu ý hãy luôn dành những khoảng trống để ghi chú trong lịch làm việc để viết những cảm nghĩ, bài học rút ra khi thực hiện công việc đó.
– Sắp xếp nhiệm vụ:
Đối với lịch làm việc điện tử bạn có thể sử dụng các màu sắc để sắp xếp nhiệm vụ. Chẳng hạn màu xanh cho thời gian nghỉ ngơi, màu đỏ cho làm việc, màu vàng cho học tập, màu hồng cho tập thể dục… Kể cả sử dụng sổ tay hay lịch tay bạn cũng có thể tô màu để sắp xếp nhiệm vụ bằng các bút đánh dấu có màu.
Cách tô màu này sẽ giúp bạn thấy rõ được 1 ngày bạn dành thời gian nhiều nhất cho việc gì. Chẳng hạn khi màu hồng – tập thể dục không xuất hiện đều đặn thì bạn nên sắp xếp lại để đảm bảo sức khỏe làm việc và học tập.
– Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng
Trong tất cả các nhiệm vụ trong một ngày, bạn cần xác định được nhiệm vụ quan trọng nhất để dành sự ưu tiên. Để xác định nhiệm vụ nào cần được ưu tiên hay tự trả lời các câu hỏi như: Nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian, nhiệm vụ nào sắp đến hạn phải hoàn thành, giá trị nhiệm vụ nào quan trọng nhất…
Khi đã xác định được nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn cần làm rõ các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ đó như hạn phải hoàn thành, thời gian hoàn thành, giá trị đạt được sau khi hoàn thành… Nhiệm vụ được ưu tiên sẽ được đánh dấu theo cách riêng của mình. Chẳng hạn xếp 1 – 2 – 3 cho theo thứ tự quan trọng nhất trở xuống hoặc theo chữ cái A – B – C và trong đó A là nhiệm vụ quan trọng nhất.
Ngoài nhiệm vụ được ưu tiên thì các nhiệm vụ khác cũng cần phải có thời gian dự kiến cụ thể và đừng quên note cả thời gian đi lại để thực hiện các nhiệm vụ.
– Thêm thời gian làm nhiệm vụ phụ vào lịch làm việc
Trước hết bạn cần tính dư thừa thời gian làm việc cho mỗi nhiệm vụ (khoảng 25%). Chẳng hạn một việc mất 30 phút thì bạn nên đặt khoảng 35 – 37 phút để thực hiện. Số dư này nhằm đề phòng trường hợp nhiệm vụ bị chậm, bị muộn.
Hơn nữa sau khi hoàn thành một nhiệm vụ bạn có cần thời gian để làm nhiệm vụ nhỏ không. Ví dụ sau khi tập thể dục cần phải tắm rửa hoặc sau khi đi tan làm cần phải đi đón con…
– Để dành khoảng trống nhất định trong lịch làm việc
Bạn hãy sắp xếp các nhiệm vụ sao cho cuối lịch sẽ còn khoảng trống để thực hiện những việc ưu tiên thấp hơn hoặc các việc phát sinh như dọn dẹp nhà cửa, mua sắm. Những công việc này sẽ không gấp gáp và không có thời hạn cụ thể.
2. Bám sát lịch làm việc
Sau khi đã lên lịch làm việc cụ thể, bạn cần phải bám sát lịch làm việc để thực hiện các nhiệm vụ theo đúng kế hoạch.
– Kiểm tra lịch làm việc
Hãy dành một vài phút để xem lại lịch làm việc trước khi đi ngủ hoặc sáng sớm thức dậy. Thậm chí trong thời gian di chuyển, đi lại giữa các nhiệm vụ bạn cũng có thể kiểm tra lại lịch, đánh dấu việc đã hoàn thành thậm chí sửa lại sao cho hợp lý.
Hãy hẹn giờ bằng đồng hồ hoặc điện thoại để nhắc nhở các cuộc hẹn.
– Hoàn thành nhiệm vụ theo đúng thứ tự sắp xếp
Khi bạn đã sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên, hãy lần lượt hoàn thành và hạn chế đảo lộn trừ trường hợp bắt buộc.
– Điều chỉnh lại lịch làm việc
Lịch làm việc là do bạn lên từ trước, thường là trước một ngày nhưng khi tới ngày mới có thể sẽ có những thay đổi buộc bạn phải điều chỉnh lại. Tuy nhiên hãy chú ý đừng để dồn công việc hay chuyển sang hôm sau vì cứ như thế sẽ dây dưa mãi và làm hỏng lịch làm việc những ngày sau đó. Bởi bạn vốn dĩ đã có những khoảng thời gian trống đề phòng nên hoàn toàn có thể thêm thời gian cho từng nhiệm vụ thay vì chuyển sang ngày hôm sau.
– Tự thưởng cho bản thân
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, nhất là những nhiệm vụ quan trọng, khó khăn, hãy tự thưởng cho bản thân bằng cách thư giãn ngâm mình trong bồn tắm, xem phim, ăn những món yêu thích… Đây là sự khích lệ tích cực cho chính bản thân mình.
– Đáng giá công việc
Chúng ta đã để dành những chỗ trống trên lịch để ghi chú, để đánh giá cảm xúc cũng như lưu lại những bài học khi thực hiện nhiệm vụ đó. Nếu hài lòng với nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn có thể thể hiện các icon mặt cười vào, nếu tỷ lệ mặt cười xuất hiện nhiều đồng nghĩa lịch làm việc và khả năng làm việc của bạn rất tốt. Còn nếu tỷ lệ mặt cười không có nhiều thì đã đến lúc bạn nên nhìn lại và sắp xếp lại. Hãy nhớ rằng không phải ai cũng có được lịch làm việc tốt nhất ngay từ đầu và bạn cũng vậy.
Dù bạn là giáo viên, hay là kỹ sư hay nhà thiết kế, là ca sỹ hay chỉ đơn giản là một nhân viên văn phòng… thì việc lên kế hoạch làm việc khoa học từng ngày đều rất cần thiết. Hãy đừng để phí thời gian rảnh, đừng để 24 giờ mỗi ngày trôi qua bạn không nắm được mình đã làm được gì và không làm được gì. Hay nói cách khác hãy lên lịch làm việc cho mình ngay từ hôm nay!
